PROJETS TRANSVERSAUX ET COMMUNICATION VERTICALE ?!?

De l’individu au groupe, la collaboration constructive est un atout !

Quel que soit le projet, sa réussite dépend avant tout de l'implication de l'ensemble des intervenants, de leurs interactions et du partage de l'information. L'implication n'est pas innée, elle se cultive au sein des organisations.

Il en va de la communication.

Il me revient un exemple frappant de la réussite d'une telle approche, un acteur majeur de l'énergie. A l'image de ses métiers, le SI était segmenté en 3 entités distinctes regroupant plusieurs centaines d'applications et la grande majorité des projets portait sur plusieurs d'entre elles. Le contexte, rendu complexe par le nombre de projets parallélisés, aurait pu donner lieu  à de nombreux conflits. 

J'intervenais comme chef de projets transverses en charge des flux de données entre les applications métiers, chaque projet impliquant les équipes de 2 à 20 applications.  Ma contribution aux projets étant initialement reléguée au statut "d'adhérence" (interdépendance entre applications , à surveiller avec les risques projet) par le Directeur de chaque projet qui veillait à l'avancement des responsables applicatifs et de leurs équipes sur les enjeux purement "métiers ". 

Après de nombreux reports des réunions concernant ma contribution,  le responsable de mon département décida de changer d'approche. 

"Il faut évangéliser ! Nos interlocuteurs doivent comprendre que sans notre intervention le projet échouera. Une application rend un service mais nous, nous assurons la cohérence et la transversalité "

Mais comment passer ce message, lorsque les réunions de travail sont reportées ? 


La réponse est aujourd'hui évidente : oublier les grand-messes pour communiquer directement et de façon rapprochée. Identifier les enjeux des projets pour les exprimer clairement, comprendre les contraintes de nos homologues applicatifs pour établir une constellation de partenariats point-à-point et assurer la cohérence globale. 

En quelques mois le nombre de mes interlocuteurs avait quadruplé, le budget café avait explosé, mais les liens établis avaient renforcé la collaboration au sein des projets et l'implication de chacun. Dans le même temps, ma charge s'était réduite car le nombre de non conformités et d'évolutions avait chuté drastiquement. Rapidement, mes collaborateurs m'avaient mis en relation avec leurs responsables si bien que le RACI (matrice des responsabilités) des projets avait évolué. 

Nous avions convaincu la majorité de nos interlocuteurs requalifié notre activité passant d'adhérence à point d'orgue de chaque projet. Dorénavant les directeurs projets continueraient à assurer le pilotage global mais nous délégueraient totalement la gestion d'une phase dédiée à la transversalité, le tout sans impacter le planning global. 


Durant les années qui suivirent, mon service impulsa une démarche de standardisation touchant aussi bien les aspects techniques (référentiels, outillages, templates documentaires, etc ) que les processus. Cette démarche transforma le service en centre de profit au sein de la DSI.

 

Les experts du Réseau 2PS sont en mesure de vous accompagner dans la mise en place de processus collaboratifs visant à réduire les risques projet et à accroitre l'utilisation du potentiel de chacun.