L'art de gagner du temps efficacement en 6 étapes

Nous courons tous après le temps. Comment être efficace pour en gagner ?

Comme la plupart d'entre vous je suis confronté au cercle vicieux de la gestion des mails.

Plus vous en recevez, plus vous y répondez instantanément et moins vos interlocuteurs feront l'effort de la synthèse et de la patience. Sans nous en rendre forcément compte, nous sommes emportés dans un tourbillon d'immédiateté irrationnel et peu productif, quitte à oublier de poser les jalons d'un travail organisé.

Il existe un certain nombre de solutions efficaces.

  1. Se rendre moins disponible et canaliser les communications en limitant sa consommation et sa production de mails,
  2. Choisir le canal de communication approprié pour y gagner en pertinence,
  3. Regrouper les activités ou les traiter par lots pour y gagner en efficacité,
  4. Automatiser des activités redondantes pour y gagner en performance,
  5. Organisez votre communication pour y gagner en lisibilité,
  6. Sachez dire non.

Limitez votre consommation et votre production

La matinée est un moment privilégié pour mener à bien vos tâches les plus importantes. Ne la gâchez pas ! Si vous commencez par regarder votre boite-mail, vous avez de fortes chances de vous laisser emporter dans le flot (tri, lecture, classement, réponse, et ainsi de suite) et de remettre à plus tard des missions importantes.

Conseils

  1. Vérifiez votre boite-mails deux fois par jour : une fois à midi et une fois à 16 heures. Le reste du temps, redirigez les messages vers un répondeur automatique. Faites l'expérience et vous pourrez constater un gain de temps journalier étonnant !

Bonjour,

Ayant actuellement énormément de travail, je n'accède à ma boite-mails que deux fois par jour, à 12 heures et à 16 heures.

En cas d'urgence, vous pouvez me téléphoner au 99-99-99-99-99.

Merci pour votre compréhension : cette disposition répond à un souci d'efficacité et de productivité. Elle me permet d'accomplir davantage pour mieux vous servir.

Cordialement,

Jean-Durand

jean-durand@entreprise.com

https://www.entreprise.com


Choisissez le canal de communication approprié

Téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des e-mails ou partager l’information sur des répertoires partagés, intranets, extranets... les moyens de communication ne manquent pas.

Les outils facilitateurs : le mail important, l'information sur des répertoires partagés et l'échange téléphonique court et cadré.

Les outils chronophages : les tâches répétitives, les requêtes récurrentes, les réunions et les échanges téléphones non préparés ou mal cadrés... et toutes les tâches qui interrompent souvent un travail plus important ou plus ambitieux (à forte plus-value).

Conseils

  1. Utilisez deux numéros de téléphone :
  • un pour les appels urgents et importants,
  • un pour les appels non urgents.

Utilisez de préférence une ligne mobile pour les urgences (smartphone, téléphone sans fil) de manière à pouvoir être accessible aisément. La deuxième ligne (www.skype.com par exemple) sera elle aussi redirigée vers une messagerie vocale. N'oubliez pas d'informer votre interlocuteur que vous pourriez être amené à lui répondre encore plus rapidement s'il vous adresse un e-mail.

Bonjour,

Vous êtes bien sur la messagerie vocale de Jean Durand,

Je consulte ma messagerie téléphonique deux fois par jour, à 12 heures et à 16 heures.

En cas d'urgence, vous pouvez me téléphoner au 99-99-99-99-99. Sinon, laissez-moi un message et je vous rappellerai dès que j'en prendrai connaissance. Merci de m'indiquer votre adresse mail, car il m'est souvent plus facile de vous répondre plus rapidement par e-mail.

Merci pour votre compréhension : cette disposition répond à un souci d'efficacité et de productivité. Elle me permet d'accomplir davantage pour mieux vous servir.

Bonne journée,

Regroupez vos activités (similarité, complémentarité)

Prendre connaissance de l'ensemble des informations émanant de différents canaux vous permettra d'être plus productif. Vous pourrez ainsi réponse de manière pertinente en privilégiant la qualité plutôt que la quantité. De plus le traitement par lots peut vous faire gagner un temps considérable (réponses collectives, pas d'interruptions par ex). Enfin, il se pourrait que certaines informations et certains questionnement finissent par se résoudre sans que vous ayez à intervenir.

Conseils

  1. Regroupez vos activités en consacrant un temps pour gérer l'ensemble de vos mails et un temps pour gérer vos communications téléphoniques.
  2. Prenez soin de traiter, si cela est possible, toutes les informations dans le même temps : boite-mail, messages téléphoniques et les autres informations importantes,
  3. Ne traitez les réponses qu'au terme de vos lectures et des événements intervenus entre temps,
  4. Utilisez une mind-map si nécessaire.

Outils

  • Rationalisez vos mails en utilisant la fonction "Si..alors".
  • Choisissez d’envoyer des messages groupés et ciblés À…, Cc… Cci… en fonction de la pertinence,
  • Rédigez un objet précis et orienté vers l’action,
  • Rédigez des messages précis, concis, faciles à lire et sans fautes,
  • Faites un suivi des messages envoyés et reçus.

Cher monsieur,

Avez-vous reçu le projet YYY que je vous ai adressé le xx/xx/xx ?

Si non, merci de contacter Marc Dupont au 00-00-00-00-00 ou par e-mail marc-dupont@entreprise.com (copie envoyée à Jean Dupont) et de nous indiquer le délai de traitement. Jean, s'il y a le moindre problème avec ce projet, merci de contacter Catherine Durand qui est joignable au zz-zz-zz-zz-zz ou par e-mail catherine-durand@entreprise.com. Elle a délégation pour prendre les décisions en matière de suivi à hauteur de 5 000 €. En cas d'urgence, merci de m'appeler sur mon portable mais je vous fait confiance.

Merci à tous,

Jean-Durand

jean-durand@entreprise.com

https://www.entreprise.com


Automatisez vos tâches redondantes

Ce qui est répétitif peut être automatisé ! La plupart des tâches redondantes peuvent être traitées en amont pour faciliter votre vie au quotidien. Savez-vous que 70% des e-mail incluent le nom de l'émetteur, mais seulement 58% le nom de l'entreprise. Automatiser et rationaliser le contenu de vos réponses peut aussi vous faire gagner du temps.

Conseils

  1. Utilisez la fonction filtre pour trier, rediriger et classer les messages automatiquement (mots-clés, interlocuteurs, groupe,...). Transférez automatiquement des travaux qui peuvent être délégués,
  2. Utilisez le répondeur automatique pour accuser réception des messages en fonction du sujet (filtre+réponse),
  3. Archivez automatiquement,
  4. Mettez en lien votre messagerie et votre agenda et rendez-les mobiles si possible,
  5. Activez le suivi des messages importants voire urgents.

Outils

Filtrer les messages sur :

  1. Outlook
  2. Gmail
  3. Note IBM
  4. Yahoo
  5. Organiser ses mails


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