L’art et la manière d’écrire une lettre professionnelle (vous avez bien lu !)

Il n’y a pas si longtemps, on appelait art épistolaire la manière d’écrire des lettres, et plus particulièrement la correspondance entre deux ou plusieurs personnes.

Je me souviens, alors étudiante en Provence, de l’époque où il fallait deux semaines pour qu’une lettre parvienne au Québec et deux autres pour obtenir une réaction. Nous n’écrivions pas de la même façon. En quoi l’art et la manière d’écrire une lettre peuvent-ils encore nous être utiles ?

À l’époque des courriels, des textos et des gazouillis (tweets), nous correspondons très rapidement, souvent instantanément. Nous avons l’impression de traiter davantage de choses, la volonté consciente ou non de ne rien laisser passer. Et celle de ne rien laisser traîner. C’est parfois vrai, mais pas toujours. Ce que nous gagnons d’un côté, nous le perdons de l’autre.

Souvent, il faut un échange de plusieurs courriels — trop pressé de lire la première ligne et de ne pas réagir aux trois suivantes — pour compléter ce qui a d’abord été télescopé.

Parfois, il faut s’expliquer et s’excuser parce que notre interlocuteur a mal perçu notre formulation rapide.

Entendons-nous bien ! Il ne s’agit pas de revenir à l’âge de pierre et de ne pas utiliser les moyens modernes de communication. Il s’agit de varier les approches et les techniques, selon les circonstances.

Il y a différentes façons d’écrire pour transmettre différents niveaux d’information et obtenir différents résultats.

Quand écrire une lettre ?

Écrire une lettre, c’est déjà une promesse. Celle du temps que nous avons pris et la façon que nous avons utilisée pour atteindre notre interlocuteur, pour le toucher.

Écrire une lettre — dans une carte, sur un carton, sur du papier en-tête —, c’est aussi une signature, esthétique et personnelle.

Pourquoi écrire une lettre ?

En un mot, pour souligner un moment important ou pour en créer un.

Pour démontrer de l’attention à l’autre :

  • notre compréhension du problème auquel il fait face ;
  • notre appréciation du travail qui se cache derrière le succès qu’il remporte ; 
  • notre encouragement à persévérer dans sa recherche ;
  • notre sympathie au moment de passages de vie difficiles ;
  • etc.  

Pour aller plus profondément dans un sujet :  

  • en présentant une idée qui pourrait lever une embûche ; 
  • en amenant une courte démonstration avant de proposer une rencontre pour aller plus loin ;
  • en développant l’amorce d’un nouveau concept ou service pour le tester ; 
  • en demandant à un client si nous avons bien compris son besoin ; 
  • etc. 

Pour maintenir ou faire grandir une relation, épisodiquement :  

  • en donnant des nouvelles de soi, de notre compagnie,
  • en prenant des nouvelles de l’autre, de sa compagnie. 

Comment écrit-on une lettre ? 

Nous avons vu qu’écrire une lettre, c’est d’abord prendre le temps de réfléchir, de différer notre réaction, de rédiger et de se relire en boucle, jusqu’à ce que nous soyons satisfait de notre message.

  1. Pour ce faire, nous allons utiliser un style et un vocabulaire plus recherchés que lorsque nous envoyons un courriel, l’idée étant de nous démarquer de la concurrence et des documents promotionnels. C’est important.
  2. Nous pourrons joindre les deux — par exemple une lettre et des documents promotionnels dans un dossier —, mais ton et style seront différents.
  3. Notre lettre ne sera pas longue. Sauf exception, elle tiendra en une page. Deux tout au plus.
  4. Peu importe la raison qui nous motive, nous commencerons notre texte en parlant à notre destinataire… de lui-même. Nous lui démontrerons d’abord notre attention, notre connaissance d’une problématique à laquelle il est confronté.
  5. Ensuite seulement nous manifesterons notre intention, notre commentaire, notre service.
  6. Enfin, nous lui laisserons le temps de goûter cette lettre et son contenu.
  7. Si nous souhaitons une réaction — ce qui ne sera pas toujours le cas —, nous l’informerons que nous le relancerons par téléphone dans une ou deux semaines pour obtenir sa réaction.
  8. N’oubliez pas de la signer à la main !

Recevoir une lettre

Elles sont rares les lettres à nous parvenir, autres que les factures, les demandes gouvernementales et les envois en nombre, ne trouvez-vous pas ?

N’hésitez pas à soutenir et à faire grandir votre réseau professionnel par l’envoi occasionnel d’une lettre.

À quand remonte la dernière lettre que vous avez reçue ?

À quand la prochaine lettre que vous écrirez ?


Isabelle Quentin est maître éditeur et experte-conseil en contenus de communication


Jean Meliot. Miracles de Notre-Dame. Flandre. Milieu du XVe siècle.