Des bonnes relations presse à créer et entretenir, avec les bonnes méthodes

Pour atteindre vos objectifs de communication, rien ne vaut mieux qu'un bon écho dans la presse.

Le but de vos envois de documents de presse est bien sûr d'obtenir du relais presse qualitatif et en quantité, sous toutes formes, que cela soit en écrit, radio ou TV. Mais le but premier, au-delà d'atteindre vos objectifs de communication (différents selon qu'il s'agit d'un lancement de produit, d'un nouveau marché à l'export, d'un nouveau  collaborateur de choc, etc.) est surtout de retenir l'attention, et  gardez bien cela en tête. Il faut donc éviter de suggérer trop clairement : " Vous êtes trop occupé à faire l'effort d'écrire un article sur nous, recopiez donc ceci " en écrivant un texte trop long  avec tous les moindres détails, ou même en faisant plusieurs formats de  texte comme je l'ai déjà malheureusement vu ou lu, ou bien " Nous sommes les mieux placés pour expliquer ce que nous sommes et nous faisons, donc recopiez et publiez les messages que nous voulons faire  passer ". Mais il faut faire très attention à ménager les  susceptibilités... D'où l'éventuel appel à un professionnel de la rédaction d'information. Voici quelques descriptions d'outils à réaliser, d'ores et déjà ici.


Le communiqué de presse ou CP

C'est  un document d'une page, voire exceptionnellement 2, envoyé en fichier  joint à un e-mail et dont l'idée essentielle est reprise dans le texte  de l'e-mail. Il précise la date, l'horaire et le lieu de  l'intervention ou de l'événement, et aussi les personnes à contacter : le ou les responsables, et le voire les contacts presse.


Le dossier de presse (DP)

Un  dossier de presse fait en général entre 6 et 20 pages, et met en général 2 à 6 jours de travail (en comptant le temps pour créer les  documents qu'il va falloir rassembler, dont le CP). Mais c'est un document très complet qui reste délicat à construire et particulièrement personnalisé. Un repère : une vingtaine  de pages, c'est pour une grande entreprise aux activités multiples de type Thales où Areva, par exemple).

La conférence de presse (Conf presse)

Comme tout événement, organiser une conférence de presse est un exercice spécifique, et demande pas mal de préparation. Il faut bien sûr trouver un lieu, disponible et bien situé par rapport aux médias invités et adapté au sujet et aux objectifs, avec une date qui ne pose problème par rapport aux jours fériés, aux autres événements, etc. L'accueil des journalistes et  blogueurs, la participation à la conf presse et la prise de congés sont aussi des étapes spécifiques, avec leurs propres codes, en fonction des relations et des situations. Je ne peux que vous recommander de passer  par un spécialiste.


NB : sur l'envoi de cadeaux ou " goodies " : attention DANGER ! D'abord parce que de nombreux  journalistes le prendront soit pour de la " tentative de corruption ",  soit du gaspillage de " produits en plastique qui va un peu plus polluer  la planète " (excepté peut-être une clé USB 8 Go, tant qu'à faire  personnalisée aux couleurs de votre société, avec le CP et le DP joints)  selon le journaliste et le média à qui vous l'envoyez. Sachez que les  journalistes des mass-médias sont suffisamment bien payés pour ne pas avoir besoin qu'on leur offre des petits cadeaux par la Poste et surtout  prendre ces risques. Lors d'une conférence de presse, par contre, la  clé USB est une excellente initiative, pour les goodies, à voir, mais avec stratégie, tact et parcimonie. Quant aux blogueurs ou journalistes en herbe, c'est une autre histoire...


La partie appels et relances téléphoniques

C'est  la plus délicate, car il faut toujours insister mais sans dépasser la  limite à relancer les contacts presse auxquels vous avez envoyé vos documents de presse. Et cette limite est personnelle en fonction de  chaque contact. Certains accepteront qu'il soient rappelés pour la 4ème fois car ils reconnaissent qu'ils sont extrêmement difficiles à joindre, bien conscients que leur fonction et que le mass média pour lequel ils travaillent est incontournable, et les accapare. Pour peu, en plus, que l'actualité dite " chaude " (campagne politique, déplacement de haute personnalité, attentat, etc.) vienne se rajouter à la fête.

Tout  d'abord, deux cas : soit vous êtes dans l'urgence parce que la situation fait que vous êtes mis au pied du mur, c'est alors justement de l'actualité chaude, en tout cas dans votre thématique (à impérativement bien  jauger et cerner) : relancez alors vos contacts presse sous 24 heures,  puis la demi-journée suivante, et demandez à joindre la ou le proche collaborateur du journaliste en question. Si ce n'est pas de l'actu chaude, et encore une fois j'insiste : c'est assez rarement le cas(1), relancez une première fois sous 48 heures puis le lendemain, et renvoyez les documents une 2ème et dernière fois sous 5 jours, en ayant pris soin de demander, la aussi, les coordonnées des proches collaborateurs  des journalistes qui vont enrichir votre base de contacts. Puis rappelez à nouveau et une toute dernière fois sous 48 heures. Il est également vivement conseillé d'en profiter pour vous créer une base de données, idéalement en Excel ou avec un logiciel plus spécifique de gestions de  bases de contacts, en inscrivant l'issue de votre contact effectif avec  le journalistes et blogueurs que vous aurez eu en ligne, notamment la date envisagée et la date de réelle publication (et les références de  l'édition du journal papier si c'est le cas).


Constituer votre dossier de publications de presse

Il  s'agit d'un document qui va recenser toutes les publications et diffusions de votre information envoyée. Ce document est sous 2 formes : print et numérique (2). La première pour les articles de presse écrite, voire les articles internet que l'on imprimera, pour peu que la qualité qui en ressort est lisible et offre une bonne mise en forme de  l'article. Et aussi une version numérique pour les diffusions en radio  et télévision, auquel cas on doit enregistrer les diffusions en version " podcast " récupérées depuis internet, et aussi les imprimer et les insérer dans la version print en y annotant en suffisamment visible que  l'enregistrement à été inséré dans la version numérique.


Maintenir les bonnes relations initiées

Bien sûr, il faut remercier par un petit e-mail, simple et court, les  journalistes et le blogueurs qui ont fait l'effort de relayer votre  actualité. Et n'hésitez pas, si la situation s'y prête réellement, à  envoyer dans la foulée un autre CP.


Voilà l'essentiel, reste bien évidemment qu'il est plus simple et efficace de passer par un  professionnel qui sait analyser et synthétiser une situation, rédiger un CP de manière en faire ressortir la moelle épinière de la  problématique, le caractère exceptionnel ou le fait unique que vous  voulez voir largement relayé, qui sait organiser une conférence de  presse de À à Z, rédiger un DP pour apporter tous les détails pendant la conférence de presse, et bien sûr qui est en contact avec les  journalistes et blogueurs. Je reste donc à votre disposition !


(1)  : si vous êtes dans une situation de mettre en place une communication  de crise, faites surtout appel à un professionnel car, a priori, la survie de votre structure, et parfois votre image de professionnel en dépendent.  Et certains journalistes ne vous louperont pas en faisant de cette même situation leur gorge chaude, pour peu qu'ils aient besoin (ou qu'on leur mette la pression) sur ce type d'actu et sur l'audience attendue. Si  c'est de " l'actu chaude ", je vous conseille au moins de soumettre vos documents et votre méthode à un professionnel.


(2) :  dans le monde de la communication, il existe 2 modes de publication :  l'écrit appelé " print " et la version internet appelée " web ". Mais  s'il s'agit d'un fichier informatique, il vaut mieux donc dire "  numérique ".