Hacker les process pour changer les habitudes

Vous voulez changer les habitudes et les méthodes de travail de votre entreprise et vous sentez que la direction va être réticente et que les collaborateurs risquent à leur tour de faire de la résistance (frein au changement).

Vous voulez changer les habitudes et les méthodes de travail de votre entreprise et vous sentez que la direction va être réticente et que les collaborateurs risquent à leur tour de faire de la résistance (frein au changement).

Les causes du désengagement des collaborateurs

  • Manque de méthode des managers à embarquer le collectif
  • Centralisation excessive des décisions et de l’innovation
  • Manque de marge de manœuvre et d’autonomie
  • Multiplication des outils de reporting
  • Incompréhension des changements en cours
  • Manque de synergie et de communication entre départements d'une même entreprise.

Et pourquoi ne pas se lancer dans une expérimentation à petite échelle ? Pourquoi ne pas faire du micro-hacking ?

L'objectif est d'aboutir à une preuve par l'expérience. Si elle échoue vous aurez perdu un peu de temps, mais si elle réussit, il y a de fortes chances qu'elle intéresse les plus récalcitrants.

La démarche

  1. Identifier les problèmes avec les collaborateurs en les interrogeant, en les sourçant (sondage, audit, questionnaire)
  2. Créer des groupes projet par process RH multidisciplinaires et multi-statut
  3. Faire preuve d’empathie pour comprendre les problèmes au sein du process RH
  4. Identifier les causes racine des problèmes identifiés (définition)
  5. Imaginer les solutions (brainstorming)
  6. Prototyper et tester les solutions
  7. Expérimenter
  8. Implémenter les solutions.

L'objectif

  • Améliorer les process
  • Initier des process connus et adaptés aux collaborateurs
  • Développer des process innovants
  • Faire du DRH et des managers des "Business Partner"
  • Favoriser : Engagement, motivation, adhésion
  • Détecter les talents en libérant la parole
  • Développer la marque-employeur
  • Donner des idées aux managers
  • Opérer un management par la confiance et par l'action.

1- Libérez la parole et identifiez les problèmes avec les collaborateurs

Interroger les salariés sur les problèmes à résoudre :

  • Montez un questionnaire et une évaluation quantitative et qualitative (échelle) favorisant l’émergence d’un audit
  • Créez un forum collaboratif dédié (ruche)
  • Interrogez les salariés par thématique : recrutement, temps de travail, mobilité, évaluation… (3 problèmes à résoudre pour une plus grande mobilité par ex.)
  • Étudiez l’ensemble des process pour faire émerger les problèmes qui ressortent le plus
  • Trouvez des ambassadeurs dans les groupes
  • Identifiez 3 ou 4 problèmes à résoudre en commençant par les plus simples , les plus stratégiques et les moins polémiques.


2- Constituez des groupes par process

  • Constituez une équipe par projet, par process
  • Choisissez un animateur, un modérateur, un secrétaire
  • Recrutez sur la base du volontariat une équipe interdisciplinaire et horizontale
  • Identifiez des « Intrapreneurs » : personnes pro-actives désireuses d’agir et ayant une vision globale de l’entreprise.

Exemple d'un groupe constitué autour des problématiques de recrutement : Le chargé de recrutement, le manager RH, un représentant du personnel, un collaborateur, un manager opérationnel, un stagiaire.

3- Développez l’empathie

  • Interviewez les parties prenantes pour comprendre la problématique et ses origines. Les freins, les motivations, les critères de réussite…
  • Outils : l’interview, le vie-ma-vie, l’observation des non-dits, faire un photo-reportage.

4- Recentrez la démarche et la réflexion

  • Faites un 360° des problèmes
  • Recentrez les process : Les 5 pourquoi
  • Adoptez l'esprit du débutant
  • Fixez les objectifs et le délai de réalisation
  • Listez les contraintes, les limites.

5- Imaginez des solutions

  • Faites un brainstorming élargi (10 à 12 personnes)
  • Brisez la glace pour libérer la parole
  • Créez de la divergence pour limiter les freins psychologiques
  • Choisissez 3 solutions.

6- Prototypez les solutions

  • Créez une maquette, un scénario, une BD…
  • Interviewez les utilisateurs et tenez compte de leur feed-back.

7- Implémentez le projet

  • Reprenez en groupe projet : le budget, les délais de mise en place, les corrections à apporter,...
  • Utilisez les outils collaboratifs : Drive, Trello, Slack,
  • Utilisez les outils de communication interne pour faire connaître votre projet.

8- Célébrez la fin du projet

Remerciez chacun et célébrez collectivement cet événement.

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